برای تعیین دقیق سطوح دسترسی در هر پروژه و کل سامانه باید از نقش‌ها استفاده کرد. برای عضویت هر فرد پروژه‌ها باید نقش وی در هر پروژه مشخص شود. به طور کلی امکان تخصیص چند نقش به یک فرد وجود داشته که در اینصورت اجتماع دسترسی‌های فرد در نظر گرفته می‌شود. همچنین یک فرد در پروژه‌های مختلف می‌تواند نقش‌های مختلفی داشته باشد.
نقش‌ها را در مسیر مدیریت سامانه | نقش‌ها و دسترسی‌ها در دسترس هستند. در این صفحه کلیهٔ نقش‌های تعریف شده در سامانه نمایش داده می‌شود. نقش‌های غیر عضو و نا‌شناس در تنظیمات نرم افزار وجود دارد این نقش‌ها در واقع مجازی هستند. بدین معنا که آن‌ها در حقیقت در پایگاه داده وجود ندارند، بنابراین نمی‌توان آن‌ها را دوباره نام گذاری یا حذف نمود، همچنین ترتیب آن‌ها را نیز نمی‌توان تغییر داد. نقش غیر عضو برای کاربرانی به کار می‌رود که عضو پروژه نیستند و نقش نا‌شناس برای کاربرانی است که به سامانه وارد نشده‌اند.

می‌توان برای ویرایش هر نقش باید روی نام آن کلیک کرد. همچنین برای ایجاد نقش جدید باید روی دکمه نقش جدید در سمت چپ کلیک کرد. برای هر نقش فرمی وجود دارد که دارای بخش‌های مختلفی است که در ادامه هر یک مورد بررسی قرار می‌گیرد. فرم مربوط به هر نقش از سه قسمت کلی تشکیل شده است. قسمت اول مربوط به اطلاعات کلی هر نقش می‌باشد. قسمت دوم شامل دسترسی‌های عمومی بوده که به امکانات کلی سامانه دسترسی وجود دارد و قسمت سوم مربوط به دسترسی‌های پروژه می‌باشد.

اطلاعات کلی هر نقش¶

نام: نام نقش است که باید توسط کاربر تکمیل شود.
کار‌ها می‌تواند به این کاربر واگذار شود: برای کنترل اینکه آیا به این نقش می‌توان کار واگذار کرد؟ این گزینه برای نقش‌هایی مثل گزارش‌دهنده یا مشتری مناسب است چون شما نمی‌خواهید کاری را واگذار کنید.
دیدن کار‌ها مشخص می‌کند که کار‌ها برای اعضای این نقش نمایان باشد. مقادیر زیر را قبول می‌کند:

• همه کار‌ها: همه کار‌ها حتی کارهای خصوصی را در بر می‌گیرد که برای کاربر قابل رویت خواهد بود.
• دیدن همه کارهای غیر محرمانه: همه کار‌ها به جز کارهای محرمانه برای کاربران نمایان است.
• کارهایی که کاربر در آن درگیر است: تنها کارهایی قابل رویت می‌باشد که یا به او واگذار شده یا توسط کاربر ایجاد شده باشد.

مشاهدهٔ زمان‌های ثبت شده مشخص می‌کند که زمان‌های ثبت شده در کارهای و... برای افراد دیگر را می‌تواند مشاهده کند یا خیر
کاربران قابل مشاهده مشخص می‌کند اطلاعات چه کاربرانی برای فرد قابل مشاهده است.
کپی گردش کار از: به شما امکان انتخاب نقش را می‌دهد و تنظیمات گردش کار برای همه فرآیند‌ها به جدید‌ترین نقشی که ایجاد شده کپی می‌شود. (این تغییر در وضعیت‌ها و دسترسی فیلد‌ها است ولی دسترسی نقش‌ها را شامل نمی‌شود.)
دسترسی‌های عمومی
این بخش دسترسی‌های کلی به سامانه مشخص می‌شود. در واقع کاربر اگر در یکی از پروژه‌ها این نقش را داشته باشد، در سامانه به موارد مشخص شده دسترسی خواهد داشت. (عضویت به پروژه خاصی لازم نیست) این دسترسی‌ها از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود.
دسترسی‌های پروژه
برای دسترسی به مواردی که در این قسمت وجود دارد باید کاربر عضو پروزه باشد. در این قسمت دسترسی‌های مختلفی که در قسمت پروژه‌ها وجود دارد مورد بررسی قرار می‌گیرد. بخش‌های مختلف دسترسی‌ها در قالب بلوک‌های مختلفی که در سیستم تعریف شده است، ارائه می‌گردد.

بلوک پروژه¶

این بلوک‌‌ همان گونه که قبلا اشاره شد، دسترسی‌های مربوط به پروژه را در بر می‌گیرد.

• دسترسی ایجاد پروژه برای کاربرانی است که در سیستم ثبت نام کرده‌اند و به کاربر اجازه ایجاد پروژه را می‌دهد.
  برای اینکه کاربر دسترسی داشته باشد باید به پروژه اضافه شود. اولین پروژه بایدتوسط راهبر ایجاد شود. معمولا این پروژه عمومی شرکت، نام خواهد داشت. می‌توانید کاربرانی را به پروژه اضافه کنید که می‌خواهید مجوز ایجاد پروژه را به آن‌ها بدهید. حتی می‌توان مجوز ایجاد پروژه را برای نقش‌های غیر عضو هم ایجاد کرد.
• ویرایش پروژه خود به اعضای پروژه اجازه می‌دهد تا ویژگی‌های پروژه را تغییر دهند که در زبانه اطلاعات تنظیم پروژه می‌توان این ویرایش را انجام داد.
• مختومه کردن/ به جریان انداختن پروژه‌ها: این دسترسی را به اعضای پروژه می‌دهد تا پروژه را مختومه یا به جریان بیندازند که در صفحه نمای کلی پروژه می‌توان این کار را انجام داد.
• دسترسی مدیریت ماژول‌های پروژه به اعضای پروژه اجازه می‌دهد تا در تب ماژول‌ها در تنظیمات پروژه، تغییرات مورد نظر را اعمال کنند.
• کنترل دسترسی مدیریت اعضا، به کاربر این اجازه را می‌دهد تا اعضای پروژه را در زبانه اعضا در تنظیمات پروژه مدیریت کند.
• مدیریت مایلستون‌ها: با انتخاب این گزینه اعضای پروژه قادر خواهند بود با استفاده از زبانه مایلستون‌ها در تنظیمات پروژه، مایلستون‌های پروژه را ویرایش، اضافه یا حذف کنند.
• دسترسی ایجاد زیر پروژه به اعضا اجازه می‌دهند تا زیر پروژه اضافه کنند. اعضایی که این دسترسی را دارند باید همچنین اجازه ایجاد پروژه را هم داشته باشند.

بلوک تالار گفتگو¶

این بلوک برای کاربر دسترسی ایجاد می‌کند که در زبانه تالارهای گفتگو در منوی تنظیمات پروژه می‌-توان آن را مشاهده و اعمال کرد.

• مدیریت تالارهای گفتگو: در صورتی که این دسترسی به کاربر داده شود، می‌تواند تالارهای گفتگو را در منوی تنظیمات پروژه ایجاد، حذف و ویرایش کند.
• ارسال پیام: تعیین می‌کند که آیا کاربر دسترسی دارد تا پیام جدیدی را در تالار گفتگو ارسال کند. همچنین این دسترسی شامل پاسخ به پیام‌ها نیز می‌شود.
• ویرایش پیام‌ها: این امکان به کاربران اجازه می‌دهد تا اعضای پروژه بتوانند پیام‌های خود را اصلاح کنند و همچنین شامل ویرایش پیام‌های دیگران هم می‌شود. این دسترسی برای مدیران تالارهای گفتگو مناسب است.
• ویرایش پیام‌های خود: کاربر را در اصلاح پیام‌های خودش در تالارهای گفتگو مجاز می‌-کند. توجه کنید که متن اصلی پیام در پاسخ، بصورت نقل و قول کپی می‌شود‌. بنابراین چنین دسترسی در این موارد کمک چندانی نمی‌کند. قطعا این دسترسی فقط برای افرادی که در سیستم ثبت نام کرده‌اند، در دسترس است.
• حذف پیام‌ها: امکان حذف پیام‌های کاربران که را در تالارهای گفتگو فراهم می‌کند که این مورد شامل پیام‌های سایر کاربران هم می‌شود. این دسترسی برای مدیران تالارهای گفتگو، مفید و کاربردی است.
• حذف پیام‌های خود: این چک باکس فقط دسترسی حذف پیام‌های تالارهای گفتگو را فراهم می‌کند.
• ویرایش پیام‌های خود: زمانی که این دسترسی را به کاربر می‌دهید، متن پیام در پاسخ‌ها کپی شده یا ممکن است پاسخ‌ها مبتنی بر پیام‌ها باشد. توجه داشته باشید که این دسترسی برای کاربرانی امکان پذیر است که درسیستم ثبت نام کرده باشند.

بلوک تقویم¶

در صورتی‌که ماژول تقویم فعال شده باشد، این بلوک در بردارنده دسترسی‌هایی برای تقویم است که در زبانه تقویم صورت لزوم می‌توان اعمال کرد.

• دیدن تقویم: تنها دسترسی بلوک است و تعیین می‌کند که آیا کاربر مجاز است که به زبانه تقویم در منوی پروژه دسترسی پیدا کند. توجه داشته باشید در صورتی‌که کاربر به کار‌ها دسترسی نداشته باشد تقویم برای او خالی نشان داده می‌شود یا تاریخ‌های سررسید مایلستون‌ها را شامل می‌شود. این دسترسی برای همه کاربران حتی کسانی که در سایت ثبت نام نکرده‌اند، ممکن است.

بلوک اسناد¶

این بلوک مجوز دسترسی به زبانه اسناد را در منوی پروژه بوسیله ماژول اسناد پروژه فراهم می‌کند.

• مدیریت اسناد: اضافه، ویرایش یا حذف اسناد را توسط اعضا کنترل می‌کند.
• دیدن اسناد امکان مشاهده اسناد و دانلود پیوست‌های آن را فراهم می‌کند. این دسترسی می‌تواند به هر کاربری داده شود حتی کسی که در سامانه ثبت نام نکرده است.

بلوک فایل‌ها¶

این بلوک دسترسی به زبانه فایل‌ها در منوی پروژه را در بر می‌گیرد.

• مدیریت فایل‌ها کاربر را مجاز می‌کند تا فایل‌های پروژه را اضافه یا حذف کند.
• دیدن فایل‌ها امکان دانلود فایل‌های پروژه را برای کاربر ایجاد می‌کند. این دسترسی به هر نوع کاربری می‌تواند اعطا شود حتی کاربری که در سامانه ثبت نام نکرده است. لازم به ذکر است فایل‌های پروژه در صورتی‌که پروژه محرمانه باشد، برای کاربران غیر عضو در دسترس نخواهد بود.

بلوک گانت¶

بلوک گانت در بر گیرنده دسترسی به زبانه گانت در منوی پروژه است که نمودار گانت را شامل می‌شود. در صورتی‌که ماژول گانت فعال شده باشد این زبانه در دسترس خواهد بود.

• دیدن نمودار گانت: این دسترسی در صورتی مفید خواهد بود که کاربر مجاز به دیدن کار‌ها باشد، در غیر اینصورت نمودار گانت همیشه خالی است. برای همه کاربران از جمله کسانی که وارد سیستم نشده‌اند، این امکان وجود دارد.

بلوک ثبت زمان¶

• این بلوک دسترسی به پیگیری زمان را در پروژه‌ها کنترل می‌کند.
• ثبت زمان: تعیین می‌کند که هر کاربر می‌تواند بر روی پروژه‌ها به ثبت زمان بپردازد. برای همه کارکنانی که در سامانه عضو هستند در دسترس است.
• ویرایش زمان‌های ثبت شده: اجازه اصلاح زمان‌های ثبت شده در پروژه را برای کاربر فراهم می‌کند. این دسترسی ممکن است فقط به اعضای پروژه اعطا شود. با این وجود، ترجیحا این امکان به کاربر داده نشود.
• ویرایش زمان‌های ثبت شده خودش امکان ویرایش و اصلاح زمان‌های ثبت شده توسط کاربر را مجاز می‌کند.
• مدیریت فعالیت‌های پروژه برای اعضای پروژه، امکان فعال سازی و غیر فعال سازی فعالیت‌های ثبت زمان را ایجاد می‌کند.
• دیدن زمان برآوردی که کاربران را قادر می‌سازد تا زمان برآورد شده را ببینند ولی نمی‌توانند آن را تغییر دهند.

بلوک پیگیری کار‌ها¶

بزرگ‌ترین و مهم‌ترین بلوک در این صفحه است که بوسیله ماژول پیگیری کار‌ها این قابلیت فراهم می‌شود. دسترسی‌هایی که در اینجا قرار گرفته فقط آیتم‌های بلوک را تحت تاثیر قرار نمی‌دهد بلکه هر صفحه‌ای که کار‌ها در آن قرار دارد را نیز شامل می‌شود، مانند تمام صفحات پروژه که در بردارنده چشم انداز و تقویم گانت است.

• مدیریت دسته‌بندی کار‌ها کنترل می‌کند که آیا عضو پروژه مجاز است تا دسته‌بندی کار‌ها را حذف، ویرایش یا اضافه نماید، که همه این موارد در زبانه دسته‌بندی‌های کار‌ها در منوی تنظیمات پروژه قابل تغییر است. علاوه بر این اعضای پروژه با این دسترسی، می‌-توانند دسته‌بندی‌های جدیدی را درفرم کار اضافه می‌کنند.
• دیدن کار‌ها مهم‌ترین سطح دسترسی است که به کاربران امکان مشاهده کار‌ها را می‌دهد. این دسترسی برای همه کاربران حتی کسانی که عضو سامانه نشده‌اند، امکان پذیر است.
• افزودن کار اضافه کردن کار جدید توسط کاربر را کنترل می‌کند. این دسترسی همچنین برای همه کاربران سیستم وجود دارد.
• ویرایش کار‌ها امکان ویرایش کار‌ها توسط کاربر را امکان پذیر می‌کند و حتی می‌توان پیوست هم اضافه کرد. این دسترسی برای همه کاربران وجود دارد.
• دسترسی مدیریت روابط بین کار‌ها به کاربر این امکان را می‌دهد تا روابط بین کار‌ها را حذف یا اضافه کند و کاربرانی را که وارد سامانه نشده‌اند نیز شامل می‌شود.
• مدیریت زیر کار‌ها به کاربر اجازه می‌دهد تا در صفحه کار‌ها بتواند به کار‌ها زیر کار اضافه کند. چنین کاربری باید، دسترسی اضافه کردن کار را داشته باشد. این دسترسی برای کاربرانی که وارد سامانه نشده‌اند نیز وجود دارد.
• تنظیم عمومی یا خصوصی برای کار‌ها این دسترسی‌کنترل می‌کند که درصورت خصوصی‌بودن تنها با نقش مشخص می‌توان کار را مشاهده کرد. مثلا نقش مدیر پروژه تنها کارهایی که برای‌مدیران پروژه است می‌تواند ببیند. این گزینه زمانی بیشترین کارایی را دارد که یک تیم بزرگ بر روی کارهای مختلفی کار می‌کنند. مدیران پروژه مثلا کارهای دپارتمان IT را نمی‌خواهند ببینند بنابراین با انتخاب این گزینه مساله حل می‌گردد.
• تنظیمات عمومی یا خصوصی کار‌ها برای خود در صورتی‌که کار یا پروژه‌ای محرمانه باشد، فقط برای افرادی که عضو سیستم هستند این دسترسی ایجاد می‌شود.
• تنظیمات محرمانه برای کارهای خود در اینصورت کاربر قادر خواهد بود تا نظرات محرمانه‌ای بر روی کار‌ها ثبت کند.
• افزودن یادداشت تعیین می‌کند که آیا کاربر درباره کار‌ها می‌تواند اظهار نظر کند؟ همچنین این دسترسی امکان اضافه کردن فایل پیوست به کار را نیز فراهم می‌کند.
• ویرایش یادداشت‌ها کاربر می‌تواند یادداشت‌های کار را ویرایش کند ولی حذف فایل پیوست شده در یادداشت مربوط به کار مجاز نیست. این دسترسی برای همه کاربران وجود دارد.
• ویرایش یادداشت‌های خود به کاربر اجازه می‌دهد تا نظرات خود را ویرایش کند. این دسترسی امکان پاک کردن فایل پیوست شده به نظرات را مجاز نمی‌کند.
• دیدن یادداشت‌های محرمانه تعیین می‌کند که یادداشت‌های محرمانه برای کاربر قابل رویت باشد، که فقط برای اعضای پروژه در دسترس خواهد بود.
• ثبت یادداشت‌های محرمانه امکان ارسال یادداشت‌های محرمانه را برای کاربر فراهم می‌کند. توجه داشته باشید که بدون دسترسی ثبت یادداشت‌های محرمانه چنین کاربری قادر نخواهد بود تا یادداشت‌های محرمانه خود را ببیند. این دسترسی فقط برای اعضای پروژه امکان پذیر است.
• جابه جایی کار‌ها توسط کاربر‌ها کارهای بین پروژه‌ها می‌توانند جابه‌جا شوند. علاوه بر این چنین کاربرانی باید اجازه اضافه کردن کار را هم داشته باشند. این دسترسی برای غیر اعضا هم امکان‌پذیر است.
• حذف کار‌ها اعضای پروژه می‌توانند کار‌ها را حذف کنند.
• مدیریت فیلترهای عمومی تعیین می‌کند که اعضای پروژه می‌توانند فیلتر‌های عمومی سفارشی را اضافه، اصلاح یا حذف نمایند. فیلترهای عمومی باعث می‌شود که پروژه کاربر پسند باشد. در حالی‌که فیلترهای عمومی بیش از حد هم می‌تواند این ویژگی را بی‌اثر کند. بنابراین این دسترسی باید به کارکنان داده شود تا خود بدانند و تصمیم بگیرند که چگونه با آن کار کنند.
• ذخیره فیلتر‌ها نشان می‌دهد که کاربر می‌تواند فیلترهای سفارشی را ذخیره کند. فیلترهای سفارشی برای همه کاربران در دسترس است از جمله کسانی که به سامانه وارد نشده‌اند اما فقط کاربران وارد شده به سیستم می‌توانند فیلترهای سفارشی را ببینند. (در صورتی که دسترسی تنظیم شده باشد.)
• دیدن فهرست همکاران مشخص می‌کند که آیا کاربر می‌تواند ببیند که با چه کسانی در این کار همراه است. برای همه کاربران از جمله کاربرانی که به سیستم وارد نشده‌اند امکان پذیر است.
• افزودن همکار در کار‌ها برای همه کاربران در دسترس است و قادر به اضافه کردن همکار در کار‌ها است.
• دسترسی حذف همکاران کار‌ها مشخص می‌کند که چه کسانی می‌توانند همکاران را از کار‌ها حذف کنند. این دسترسی برای همه کاربران حتی کسانی که وارد سایت نشده‌اند، موجود است.
• کپی کردن کار‌ها امکان کپی کردن از کار‌ها برای کاربر فراهم می‌کند.