برای ایجاد روند و دسترسی‌هایی که در هر فرآیند وجود دارد باید از این قسمت استفاده شود. در این قسمت می‌توان تعریف کرد که هر نقش هر وضعیت کار را به چه وضعیت‌هایی می‌تواند تغییر دهد. گردش کار EZ project را می‌توان در مدیریت سامانه | گردش کار پیکر بندی کرد. درادامه هر تب را بررسی می‌کنیم.

h2. تغییر در وضعیت‌ها

هدف اصلی گردش کار، کنترل وضعیت کار‌ها است که می‌توان برای کاری در وضعیتی مشخص تنظیم کرد. به عنوان مثال بعد از وضعیت در حال پردازش، وضعیت باز گشایی توسط نقش توسعه‌دهنده انتخاب شود. بدین ترتیب می‌توان هر فرآیند کاری را پیکربندی کرد.
تغییر در وضعیت کار‌ها برای هر نقش و فرآیند می‌توان پیکربندی نمود. بنابراین در فیلد نقش و در فیلد فرآیند‌ها فقط یکی از آن‌ها را انتخاب می‌کنیم. بعضی از وضعیت کار‌ها ممکن است بوسیله فرآیندهای مشخصی بکار نروند. فرم EZ project به شما امکان رد شدن از چنین وضعیت‌هایی را می‌دهد. برای نشان دادن وضعیت کارهایی که در دسترس هستند گزینه فقط نمایش کارهایی که بوسیله این فرآیند استفاده می‌شود را انتخاب کنید. پس از کلیک کردن بر دکمه ویرایش، تصویر ‏۱ ۱۴ زیر برای ما باز می‌شود.
عدم ایجاد کار در این فرآیند توسط این نقش: با فعال کردن این گزینه نقش انتخاب شده در این فرآیند نمی‌تواند کار ایجاد کند.
گزینه نمایش وضعیت‌هایی که دراین فرآیند استفاده شده را انتخاب نکنید چون در غیر اینصورت گردش کار وضعیت‌هایی که جدیدا اضافه شده را نشان نخواهد داد.

در ستون سمت راست می‌توان وضعیت اولیه کار‌ها و در ردیف‌ها، وضعیت‌های هدف را مشاهده کرد. به عبارت دیگر این جدول تعریف می‌کند که وضعیت‌ها از ستون سمت راست به دیگر وضعیت‌ها در یک ردیف می‌توانند تغییر کنند. در صورتی‌که چک باکس انتخاب گردد تغییرات اعمال می‌شود.
اولین سطر از جدول برابر است با کار جدید در این سطر می‌توان وضعیت پیشفرض را به تفکیک هر نقش مشخص کرد. در صورت عدم مشخص سازی وضعیت خاصی در این قسمت، وضعیت پیشفرض برای کاربر مربوطه وضعیت پیشفرض فرآیند خواهد بود.
جدول به سه بلوک تقسیم می‌شود. بلوک بالایی تنظیماتی است که مربوط به کارهایی است که به کاربر واگذار شده یا آن‌ها را ایجاد کرده است. بلوک سوم مربوط به کارهایی است که کاربر آن‌ها را ایجاد کرده است. بلوک دوم نیز مربوط به کارهایی است که به کاربر واگذار شده است. لازم به ذکر است که به طور پیش‌فرض بلوک دوم و سوم بسته می‌باشد.

دسترسی به فیلد‌ها¶

در قسمت گردش کار‌ها تب دسترسی به فیلد‌ها قرار دارد. در این قسمت می‌توان به فیلدهای مختلف، در وضعیت‌های مختلف برای هر نقش و متناسب هر فرآیند دسترسی ایجاد کرد. لازم به ذکر است فیلد‌ها شامل فیلدهای استاندارد و فیلدهای سفارشی می‌شود. پس از انتخاب نقش و فرآیند با کلیک کردن بر روی دکمه ویرایش، فرم زیر برای شما باز می‌شود.

هر کادری که در این فرم مشاهده می‌کنید به شما امکان انتخاب گزینه فقط خواندنی را می‌دهد. اگر این گزینه برای فیلدی انتخاب شود در صورتی‌که کار با فرآیند ارتباط داشته باشد، کاربر با هر نقشی که به این فرآیند مرتبط است، نمی‌تواند مقادیر این فیلد را تغییر دهد.
فیلدهایی که بصورت پیش فرض الزامی هستند با ستاره قرمز مشخص می‌شوند. فیلدهایی که الزامی نیستند گزینه الزامی را هم دارند که اگر این گزینه برای فیلد انتخاب شد، برای کاربرانی که نقششان با این فیلد مرتبط است و کارهایی که با فرآیند مطابقت دارد الزامی شود. مشابه تغییر در وضعیت‌ها در صورتی‌که دسترسی فیلد‌ها از قبل تنظیم شده باشد، با زمینه رنگی در سلول‌های متناظر نمایش داده می‌شوند. لازم به ذکر است در صورتی‌که بخواهیم یک نقش به فیلدی دسترسی نداشته باشد باید از قسمت تعریف فیلد مدیریت سامانه | فیلدهای سفارشی | قابل نمایش برای استفاده شود.

دسترسی به فیلدهای بازاریابی¶

در این قسمت فیلدهای سفارشی تعریف شده برای موارد بازاریابی نشان داده می‌شود که می‌توان نوع دسترسی به آن‌ها به تفکیک وضعیت‌های مختلف تنظیم نمود.

پیکربندی کپی¶

گزینه کپی را در قسمت بالای سمت چپ مشاهده می‌کنید که این لینک برای کپی کردن سریع از یک نقش و فرآیند به نقش‌ها و فرآیندهای دیگری به کار می‌رود.

خلاصه¶

این دکمه شما را به صفحه‌ای هدایت می‌کند که حاوی جمعی از اطلاعات است.

این اعداد نشانگر شماره دسترسی‌های هر نقش و هر فرآیند است. علامت به این معنا است که هیچ دسترسی اعمال نشده است. در حالی که بطور کلی این شماره‌ها و بی‌فایده هستند ولی با کلیک کردن بر روی آن مستقیما به فرم مربوطه هدایت می‌شوید. بنابراین صفحه خلاصه برای دسترسی سریع به ویرایش دسترسی‌ها به کار می‌رود.
در این بخش به بررسی اصولی که به آسان‌تر شدن فرآیند کمک می‌کند می‌پردازیم:

• اعداد را بنویسید یا پرینت بگیرید یا تصویری از محتوای صفحه خلاصه بگیرید.
• گزینه نمایش وضعیت‌هایی که دراین فرآیند استفاده شده را انتخاب نکنید چون در غیر اینصورت گردش کار وضعیت‌هایی که جدیدا اضافه شده را نشان نخواهد داد.
• گردش کاری که به وضعیت جدید مرتبط است را دوباره پیکربندی کنید. این را برای نویسنده‌ها و کسانی که کار به آن‌ها واگذار شده، در صورتی‌که کاربردی است انجام دهید. همچنین دسترسی فیلد‌ها را قراموش نکنید.
• از گزینه کپی در مدیریت سامانه | گردش کار استفاده کنید تا گردش کار تنظیم شده را برای سایر نقش - فرآیند‌ها کپی کنید. اما توجه داشته باشید فقط آن‌هایی که گردش کار مشابهی دارند.
• تنظیم کردن گردش کاری که تنظیمات آن را کپی کرده‌اید. (در صورتی‌که مورد نیاز باشد.)
• ۵ آیتم برای هر گروهی از فرآیند – نقش‌های دو به دو به کار ببرید در صورتیکه تنظیمات جریان کاری مشابهی دارند.
• از اطلاعات ذخیره شده گزینه خلاصه در مدیریت سامانه | گردش کار برای بررسی شماره‌های تغییر کرده، استفاده کنید. این‌ها تنها شماره‌هایی از انتقال وضعیت‌های مجاز هستند که در این مورد، برای تعیین اینکه تغییرات بر همه نقش - فرآیند‌ها اعمال شده، کمک می‌کنند.