برای مشاهدهٔ لیست فرآیندهای تعریف شده در سامانه می‌توان به مدیریت سامانه | فرآیند‌ها مراجعه کرد. در این صفحه کلیهٔ فرآیندهای تعریف شده در سیستم را مشاهده می‌کنید. ترتیب نمایش فرآیند‌ها در فرم‌های مختلف سامانه (مانند فرم ایجاد کار، گردش کار و...) بر اساس ترتیب نشان داده شده در این قسمت است.

برای تعریف فرآیند جدید در سامانه بایستی در به مدیریت سامانه | فرآیند‌ها رفت و در این صفحه دکمه فرآیند جدید را کلیک کرد. پس از آن وارد صفحه‌ای می‌شوید که تنظیمات مربوط به هر فرآیند در آن انجام می‌شود.
قسمت‌های مختلفی که در تعریف فرآیند وجود دارد به شرح ذیل است.
نام: فیلدی است که در آن باید نام فرآیند ثبت گردد.
آیکون: آیکون نشان داده شده برای این فرآیند
وضعیت پیشفرض: وضعیت پیشفرض یا اولیه‌ای که فرآیند دارا است. این مورد با از لیست وضعیت‌هایی که در سیستم تعریف شده است انتخاب شود.
کارهای این فرآیند در چشم انداز نشان داده شوند: به شما امکان انتخاب فرآیندهایی که می‌خواهید در صفحه چشم انداز نشان داده شوند را فراهم می‌کند.
ارسال دعوت نامه ایمیلی: با فعال کردن این گزینه در هنگام تعریف یا بروزرسانی کارهایی که در این فرآیند وجود دارند گزینهٔ ارسال دعوت نامه ایمیلی؟ فعال می‌شود. که در صورت فعال کردن آن فایل ics مربوط به این کار برای فرد ارسال می‌شود که با استفاده از آن می‌تواند این رویداد را به تقویم‌های مختلف خود بیفزاید.
اجازه بسته شدن وقتی که زیرکار‌ها هنوز باز هستند نداشته باشد: در صورت فعال بودن این گزینه وقتی که زیرکارهای یک کار در وضعیت‌های باز (برای تعریف وضعیت‌های باز به بخش وضعیت‌ها مراجعه کنید) قرار دارند امکان بسته شدن کار پدر وجود ندارد.
اجازه بسته شدن مادامی که فایلی پیوست نشده است نداشته باشد: در صورت فعال بودن این گزینه وقتی که فایلی که به کار پیوست نشده باشد امکان بسته شدن آن نیز وجود ندارد.
کارهای توزیع شده: این گزینه برای واگذاری یک کار به چندین فرد کاربرد دارد. در صورت فعال بودن آن در هنگام ایجاد کار می‌توان یک فرد به عنوان انجام دهنده اصلی وچندین فرد را به عنوان انجام دهندهٔ فرعی انتخاب کرد. برای هر یک از افراد نیز می‌توان زمان برآوردی انتخاب کرد. (لازم به ذکر است در سیستم برای افراد انجام دهندهٔ فرعی کاری با‌‌ همان مشخصات و به عنوان زیرکار برای کار اصلی ایجاد می‌شود.)
فیلدهای استاندارد: فیلدهایی که برای کار‌ها به صورت استاندارد در سیستم تعریف شده است در این قسمت وجود دارد که می‌توان آن‌ها را برای هر فرآیند انتخاب کرد.
فیلدهای سفارشی: کلیهٔ فیلدهای سفارشی تعریف شده برای کار‌ها در این قسمت وجود دارند که می‌توان آن‌ها را به فرآیند‌ها تخصیص داد.
پروژه‌ها: برای تخصیص هر فرآیند هنگام ویرایش یا ایجاد به پروژه می‌توان استفاده کرد. لازم به ذکر است این عمل از طریق صفحه تنظیمات پروژه نیز امکان پذیر است.
کپی گردش کار از: درصورتی‌که فرآیندی برای این گزینه انتخاب شود، همه تنظیمات گردش کار برای همه نقش‌های فرآیند انتخاب شده، در فرآیند جدید کپی خواهد شد. بنابراین برای جلوگیری از اشتباهات و پیکربندی اشتباه در هنگامی که فرآیند جدید انتخاب می‌شود، از اصول زیر پیروی کنید:

• با استفاده از گزینه کپی گردش کار از روی فرآیندی را انتخاب کنید که تنظیمات آن بیشتر به آنچه که در ذهن خود دارید تا برای فرآیند جدید تنظیم کنید، نزدیک باشد.
• پیکربندی دسترسی فیلد‌ها را یا با فرم ایجاد یا بهتر است از گزینه خلاصه استفاده کنید.
• پروژه‌ای را انتخاب کنید که می‌خواهید فرآیند جدید آن را با فرم ایجاد، فعال کنید.

انتخاب رنگ: رنگ مربوط به ردیف‌های مربوط به کارهای این فرآیند در این قسمت قابل تنظیم است. البته در صورتی در سامانه اعمال می‌گردد که رنگ بندی بر اساس فرآیند‌ها باشد.